1. Qui est responsable d’Atlas ?
Volodalen est l’entité responsable d’Atlas, son application interne de bilans et de plans de traitement. Ses professionnels autorisés l’utilisent dans le cadre de la prise en charge des patients. Un espace personnel peut être proposé aux patients qui souhaitent consulter les documents et exercices partagés avec eux.
Pour toute question relative à Atlas ou à l’utilisation de vos données, contactez devel@volodalen.com, ou votre centre Volodalen pour une demande concernant votre dossier.
2. Pourquoi Atlas accède-t-il à Google Agenda ?
Les agendas des professionnels Volodalen sont alimentés par l’interface disponible entre OneDoc et Google. Après autorisation du titulaire du compte Google, un responsable habilité sélectionne les agendas à utiliser dans Atlas pour son centre.
Atlas consulte ces agendas pour retrouver, créer ou compléter les fiches patients à partir des rendez-vous OneDoc. Cela évite une nouvelle saisie de l’identité et des coordonnées. Les événements qui ne sont pas reconnus comme des rendez-vous OneDoc ne servent pas à créer des patients.
Les autorisations sont limitées à la lecture : identification du compte Google par son adresse e-mail, consultation de la liste des agendas accessibles et lecture des événements des agendas sélectionnés. Atlas ne demande aucun accès à Gmail et ne crée, ne modifie ni ne supprime les événements Google.
3. Quelles données sont consultées et conservées ?
La connexion conserve l’adresse e-mail et l’identifiant du compte Google, les identifiants et noms des agendas sélectionnés, ainsi que les éléments techniques nécessaires à la synchronisation. L’autorisation permettant de renouveler l’accès Google est chiffrée dans la base d’Atlas ; le mot de passe Google n’est pas enregistré par Atlas.
Les événements reçus de Google sont traités pour identifier le bloc OneDoc. Atlas en extrait le prénom, le nom et, lorsqu’ils sont présents, la date de naissance, le sexe, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone. Ces informations peuvent être enregistrées dans la fiche patient du centre concerné. Les correspondances incertaines sont signalées pour vérification.
Le motif de consultation contenu dans le bloc OneDoc et la description brute de l’événement ne sont pas enregistrés par cette synchronisation. Des identifiants d’événements et des états de traitement sont conservés pour éviter les doublons et suivre la synchronisation.
En dehors de cette connexion Google, les professionnels peuvent renseigner dans Atlas les observations, résultats, bilans, plans de traitement et documents nécessaires au suivi. Les informations propres à l’ouverture de l’espace patient sont accessibles sur la page d’information de l’espace patient.
4. À quoi servent les données et qui peut y accéder ?
Les données servent à identifier les patients, organiser leur dossier, préparer et suivre leurs bilans et plans de traitement, et leur donner accès aux documents partagés lorsqu’ils souhaitent utiliser l’espace patient.
L’accès aux dossiers est limité aux professionnels et responsables autorisés, selon leurs droits dans Atlas. Un patient invité accède aux éléments qui lui sont destinés. La connexion Google d’un professionnel n’autorise pas les patients à consulter son agenda.
Les données obtenues via Google ne sont ni vendues, ni utilisées pour le ciblage publicitaire, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralistes. Leur utilisation et leur transfert respectent la politique Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »).
5. Hébergement, prestataires et sauvegardes
L’environnement Atlas actuellement accessible sur ce site est hébergé chez Infomaniak, en Suisse. Les sauvegardes locales et les snapshots sont conservés chez Infomaniak ; une copie des sauvegardes d’Atlas est également conservée sur le NAS de Volodalen. Ces copies contiennent la base de données et les documents nécessaires à une restauration.
Google fournit l’accès aux agendas et OneDoc alimente ceux-ci dans le cadre de la connexion configurée par les professionnels. Les invitations et messages applicatifs sont acheminés par la messagerie Infomaniak. Les prestataires techniques interviennent pour fournir les fonctions correspondantes.
Atlas propose aussi des fonctions facultatives d’assistance par intelligence artificielle. Lorsqu’un professionnel les déclenche, le contenu concerné, par exemple une note ou une dictée, peut être transmis à OpenAI pour réaliser l’action demandée. La synchronisation Google Agenda ne transmet pas automatiquement les descriptions des événements à ce service.
Les échanges avec Atlas utilisent HTTPS. Les droits d’accès, le chiffrement des autorisations Google et les sauvegardes participent à la protection des données. La connexion aux sauvegardes du NAS passe par un réseau privé chiffré.
6. Conservation et suppression
Les informations importées deviennent des éléments du dossier patient. Leur conservation dépend de leur utilité pour la prise en charge et des obligations applicables à ce dossier. Pour connaître la durée applicable à votre situation ou demander une suppression, contactez votre centre Volodalen.
Retirer l’accès Google arrête les futures lectures de l’agenda, mais ne supprime pas automatiquement les fiches patients déjà constituées. De même, fermer l’espace patient ne supprime pas automatiquement le dossier de soins.
Les sauvegardes applicatives conservent un point par jour sur sept jours, ainsi que deux points hebdomadaires, sans doublons. Les anciennes copies sont éliminées par rotation après une nouvelle sauvegarde réussie ; en cas d’échec, des copies plus anciennes peuvent être conservées. Une suppression dans l’application n’efface donc pas immédiatement toutes les copies de sauvegarde.
7. Retirer l’autorisation Google et exercer vos choix
Le titulaire du compte peut révoquer l’accès d’Atlas depuis les connexions tierces de son compte Google. Un responsable habilité peut également retirer la connexion dans la gestion des agendas Google d’Atlas : les accès enregistrés pour ce centre sont alors supprimés. Cette suppression dans Atlas ne révoque pas les éventuelles autorisations Google utilisées par d’autres centres.
L’espace patient est facultatif. Vous pouvez refuser son ouverture, demander sa fermeture ou convenir d’un autre moyen de recevoir vos documents avec votre professionnel.
Pour demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur suppression, ou poser une question sur leur utilisation, contactez votre centre ou devel@volodalen.com. Votre demande sera examinée en tenant compte des obligations de conservation applicables. Évitez d’envoyer des informations de santé détaillées dans un premier e-mail.
8. Évolution de ces informations
Cette page sera actualisée si les fonctions, l’hébergement ou les modalités de traitement changent, notamment lors de la mise en service du futur environnement de production. La date de mise à jour figure en haut de la page.